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常見問答 (FAQ)

什麼是專案管理工具？

你是否有過必須親自參加會議以「集思廣益」或報告正在參與的專案進展的經歷？不久前，你和你的團隊可能使用 Google 電子錶單和文檔進行協作。由於技術進步和新冠疫情，許多員工開始遠程工作，因而，許多「老派」的方法由更新的專案管理工具所取代。

專案管理工具程式或 App 可以幫助個人或團隊更有效地組織和管理任務。它既可以像待辦事件清單或看板一樣簡單，也可以像思維導圖工具一樣複雜。無論如何，其目標都是一樣的：提供一個中心化平台，讓每個人都可以協作並瞭解每個專案的進展情況。

我的業務如何受益於專案管理工具？

作為企業主，你的時間、知識和資源有限。隨著業務的發展，你的職責、任務、專案，甚至與你共事的人數也會增加。你需要專注於業務的增長併發揮你的優勢，同時還需要完成其他一百萬件事情。怎麼才能做到？這就是專案管理工具的用武之地——這是一個能讓你的團隊像運轉良好的機器一樣完美工作的程式。以下是專案管理工具可以提供明顯幫助的領域。

協作與溝通 - 專案管理程式使協作比透過電子郵件和電子錶單更具交互性。你將能夠分配任務，並從頭到尾追蹤專案。團隊成員不必每時每刻都查收其收件箱，也不會有人說自己沒有收到郵件（儘管你 100% 確定抄送了所有人）。相反，每個人都可以實時交流以提供反饋、提出問題或任何其他疑慮。此外，文件共享和文檔則更容易和更安全。

預算控制 - 使用專案管理程式還有助於防止開支失控。其中許多應用都具有進度追蹤、時間安排和費用管理、工資單、發票、會計、報告等功能。

資源規劃 - 正確的專案管理工具還可以幫助有效管理和分配資源，包括團隊成員、設備、資產和資金方面。一些軟體有一個控制台，可讓你直觀和監控這些資源的可用性、利用率和成本。

透明度和問責制 - 使用專案管理工具還有助於提高團隊成員間的透明度、問責制和責任感。在成員瞭解自己的角色和對其預期和截至期限時，每個成員都將能夠表現得更好。另外，沒有什麼比看到你的同事為實現共同目標而努力工作更能激發你的動力了。

如何為我的企業選擇最好的專案管理工具？

所有的專案管理工具都功能各異，你如何知道哪一款最適合你和你的團隊？不妨先問問自己以下問題：

它會改進我們當前的工作流程嗎？

它會促進團隊內部更好的協作和溝通嗎？

它易於使用嗎？每個人是否都能堅持使用它，幾個月後也不會放棄？

它能與我們已經使用的一些工具或程式集成嗎？

它有報告功能嗎？

它是否具有可擴展性？

費用是多少？公司負擔得起嗎？

有沒有我應該優先考慮的關鍵功能？

回答完上述問題後，你現在應該知道自己理想的專案管理工具的必備功能和理想功能有哪些了。專案管理工具提供的功能可能會有所不同，但請選擇提供以下工具的軟體：

團隊合作

集中溝通

日程安排和時間管理

資源分配

實時報告

時間和賬單追蹤

截止日期提醒

專案預算

專案控制台

能夠共享文檔、文件、圖像、電子錶格等

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